经营管理

多经企业生产经营管理系统

一、概述

    目前,有些炼化生产企业下属的各多种经营单位(以下简称多经单位)还没有形成统一的物资项目需求、计划、采购、合同、到货、验收、库存、结算等集成的信息管理平台,个别单位还依靠人工来完成大量的业务处理工作。即使有信息系统支持业务的单位,也只是适应本单位需求,不能适应企业整体业务要求。因此,为提高管理水平,加强项目监控,解决信息系统孤岛,实施多种经营企业物资管理系统项目是非常必要的,对提升多种经营企业的物资采购供应业务管理水平和企业的核心竞争力具有重要的意义。

    多经单位在物资采购管理的实际运作过程中,遇到了很多特殊情况,这些特殊的业务大都为多种经营性单位自身经营特点造成的,主要包括:物资供应库房应急出库,甲供料,平库代用,外部项目采购管理,各多经单位物资不汇总和已汇总物资拆分,财务稽核和分单结算,供应商产品管理,销售出库,夸年二次暂估,批量发票校验,买卖合同明细系列报表等。该系统开发兼顾了各多经单位生产经营特点,对提升多种经营企业的采购、生产、经营管理水平和企业的核心竞争力具有重要的意义。

二、 目标

    根据多经企业生产经营业务情况,建立统一信息管理平台,实现信息共享,增强信息沟通,从而为制定计划、评估以及决策提供真实全面的依据,为管理者提供决策支持,提升管理水平,实现企业物资采购效益最佳化。多经企业生产经营管理系统建设目标如下:

1、实现物资采购计划管理,通过计划项目明确物资计划来源渠道,实现物资计划网上编制、审核、上报、接收,确保物资计划高效、准确、及时,对项目物资计划执行情况进行统计分析。

2、实现物资采购过程控制,采取多种采购方式(如:框架协议采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等不同的采购方式),满足不同物资的采购要求,节约采购资金,实现物资采购程序化、规范化;实现采购业务线上线下相结合的业务处理方式,通过系统进行采购方案和采购结果审批。

3、实现供应商档案信息管理,供应商用户管理。

4、实现采购计划、采购过程等审批过程的工作流定制,支持企业业务流程不断优化,适应业务发展的需要,提高企业运作的效率,实现网上审批的自动流转和跟踪;实现对采购过程的动态监管和监控。

5、实现仓储的规范化管理,可以实时掌握库存物资和资金动态,对仓储物资数量和质量定期盘点,防止积压和毁损,做到账目准确,账物相符,提高综合管理效益。

6、建立统一信息管理平台,实现信息共享,增强信息沟通,从而为制定计划、评估以及决策提供真实全面的依据,为管理者提供决策支持,提升管理水平,实现企业物资采购效益最佳化。

7、实现多经单位基层需求计划平库或代用要求;

8、实现灵活展示用户待办业务功能;

9、通过系统能够生成企业管理要求的各种统计、分析及报表;

10、完成甲供料业务、应急出库业务;

11、实现各多经单位生产物资采购专项业务定制化开发。

三、 功能

    多经企业物资采购管理系统主要功能覆盖需求管理、采购管理、合同管理、仓储管理、结算管理五个主体业务环节,同时还包括物料管理、供应商管理、价格管理、质量管理、综合管理五个管理环节。

    系统按照业务操作、管理控制、决策支持三个层面对物资采购提供全面业务支持。

    通过系统的实施,建立对外的物资采购电子商务网,提供与外部的供应商实时响应的方式,通过在线商务的实施可以迅速提高供应商的供货能力。实现采购审批过程的工作流定制,支持流程不断优化,适应业务的发展。采用大庆金桥自主研发的公式计算集,降低器材收发存月报,物资出库管理、物资入库管理的数据误差,提高物资结算精度。数据的收集和整理过程科学合理,数据由统一通道进入、实时存储、统一管理。借助大数据量存储与检索技术,高效存储数据的同时,利于数据的检索与利用。建立统一信息管理平台,实现信息共享,增强信息沟通。实现物资采购全过程的物流、资金流、业务流、信息流的协调统一、做到同步运作。建立高效的物资信息化平台,满足多经单位的物资供应要求;实现采购工作全过程的标准化管理,提供及时有效的预警功能,减少影响采购进度和质量的各种因素,为领导提供决策支持,实现高效、集成的业务办公平台;通过该系统规范采购流程、实现公开透明运作、强化供应链管理,提高工效率,为管理层提供有效的信息支持和监控手段,为执行部门提供高效的操作平台和分析工具。

升级完善后的系统具有以下功能:

    甲供料管理是基于从物供SAP系统中导出的出库数据,通过基层材料员确认,分解到各个基层单位,并在分解后为了单项工程成本核算,由成本员做成本费用分配,最终形成二级单位财务所需的费用分配表、领料签认单等报表的综合管理。同时,甲供料管理还可对石化公司财务处的预付账款和工程款进行对账,并实现甲供料出库数据同已完成的应急出库单的领料人、领料单位相对应等功能。

    物资代材管理在生产单位的应用比较普遍,而且各单位管理存在差异,需要对原有系统进行集成整合,比如有些单位的代材物资需要由设计单位出具代用方案,经过审批及确认后,计划员再根据代用方案细则进行代材操作,如果全代材后经对应库房保管员确认后进行出库;如果部分代材,需要对差额部分进行采购。

    生产物资专项采购管理是针对各多经单位生产物资采购独特性进行需求、计划、采购专项业务定制化开发,采购不再依据物资分类汇总,而是注重专项采购模式,个别单位要求生产加工要求及时、准确,业务流程要扁平化,不能按照物料编码进行分类汇总等。

四、平台特点

系统从工作实际出发,注重工作实效,提升用户的业务管理水平为目的。

实现原多经单位物资采购管理系统的升级完善,使得系统的功能更加贴合实际业务需求。

实现ERP辅助报价,范围涵盖企业各二级单位及所有多经单位的网上询报价业务,提高物资采购的工作效率。

实现企业帐外物资的出入库管理。

五、应用效果

多经企业生产经营管理系统充分考虑到系统的兼容性和扩充性,提供高度集成且又能支持继续发展的结构框架,能随业务的改变而作相应调整,以适应用户实际业务需求,充分保护用户已完成的工作成果。

对数据库进行严格的权限管理,用户无权直接访问数据层,只能从界面层经过应用服务器再去访问数据库,对用户进行身份验证来保证其可靠性和安全性。

系统功能齐全,操作简便,具有较强的实用性,满足了企业物资管理部门及各多经单位用户的物资采购业务需求。

六、应用案例

大庆某公司多经单位物资采购管理系统
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